We horen het vaak en we merken het zelf…. Na een paar uur online vergaderen met Zoom, Skype, MS Teams of Google Hangout voelen we ons vaak erg moe. Hoe komt het toch dat online vergaderen zo vermoeiend kan zijn? En hoe kan je een verschil maken wanneer je een online meeting begeleidt?

Er zijn verschillende mogelijke redenen voor online vermoeidheid, die bij bij jou en de andere deelnemers aan de online meeting op een andere manier kunnen meespelen. We zetten er een paar op een rij:

  1. De eerste reden is dat je je tijdens online meetings makkelijk laat verleiden tot multitasken. Je wil snel nog die mail beantwoorden of door je social media scrollen. Laat dat multitasken nou net heel uitputtend zijn voor je geest. Ook de vele pop-ups over inkomende berichten of server-updates leiden telkens jouw aandacht af. En waarna je weer de draad van het gesprek moet oppikken, kost dat energie.
  2. Online vermoeidheid kan het gevolg zijn van fysieke vermoeidheid. Bij een online meeting moet je relatief stil in het midden van het beeld zitten. Dat spoort niet altijd samen met een ergonomisch correcte houding. Je zit vaak uren naar een scherm te kijken, omdat het je onbeleefd lijkt om niet naar de mensen voor je te kijken. Een slechte verlichting van onze werkruimte maakt het des te vermoeiender.
  3. Een derde reden voor vermoeidheid is er eentje die in real life setting helemaal niet van toepassing is. Je ziet namelijk niet alleen je gesprekspartners, maar ook jezelf de hele tijd in beeld. Dat maakt dat je ook permanent de indrukken verwerkt die je eigen spiegelbeeld oproept. Dat kunnen bepaalde gedachten zijn, maar ook kleine acties om je beeld van jezelf bij te stellen. Je bent dus minder onbevangen jezelf en dat vraagt energie.
  4. Maar ook je beeld en de signalen die je van de ander ontvangt, zijn niet hetzelfde in een online context. Bij een life ontmoeting zie en hoor je je gesprekspartners volledig in 3D. Dat maakt dat je alle non-verbale communicatie kunt oppikken (zoals bijvoorbeeld nerveuze vingers op een tafelblad). Bovendien is niemand ‘gemuted’ en horen we mensen zuchten of inademen om een zin te beginnen. Dat ontbreekt allemaal in een online setting en dat is onbewust frustrerend. Om toch wat ‘grip’ te krijgen op de situatie, werkt je geest heel hard om dat onvolledige beeld te vervolledigen.
  5. Tot slot voegen we er hier nog eentje toe die aansluit bij de vorige reden, maar toch ook van een andere aard is. Zeker als je mensen niet goed kent, bestaat het risico dat je hen via het scherm minder gemakkelijk als ‘complete mens’ kunt zien, minder als integer en emotioneel wezen. Minder als deel van een gezamenlijke werkelijkheid. En dus verbind je je misschien ook minder met hen. En daar krijg je dus ook minder energie van terug.

Hoe kan jij omgaan met die online vermoeidheid wanneer je een online meeting begeleidt? Als procesbegeleiders die gepokt en gemazeld zijn in facilitatie, geven we graag tips om deelnemers tijdens een online samenkomst zo betrokken mogelijk te houden, hen energie te laten krijgen om samen aan de slag te gaan en open een eerlijke gesprekken te voeren. Waar kun je rekening mee houden?

  1. Allereerst: actiever communiceren. Omdat je in een online context minder goed kan ‘lezen’ hoe het met mensen gaat, moet je er echt naar vragen. Als anderen jouw subtiele signalen niet oppikken, zal je dus zelf ook explicieter moeten zijn over wat je nodig hebt. Vasthouden aan een korte check-in en check-out om te polsen hoe iedereen zich bij de start en aan het einde van de samenkomst voelt, is geen overbodige luxe. Daarnaast is het aan te raden om tussentijds op een snelle manier feedback en meningen te verzamelen van je deelnemers met een poll of stemming. Zolang je maar de vinger aan de pols houdt van wat er leeft.
  2. Probeer om ook online op een interactieve manier samen te werken. Wissel plenaire momenten af met gesprekken in break-out rooms. In kleinere groepen krijg je meer interactie en kan de energie vrijer stromen. Werk ook visueler. Brainstormborden, moodboards en andere visuals trekken onze aandacht op een andere manier. Daardoor kun je de focus van deelnemers verplaatsen van hun eigen beeld en dat van anderen, naar de inhoud. Visueel werken kan je zowel analoog (met pen en papier onder je camera) als digitaal (met bvb. een tekenprogramma op je pc).
  3. Tot slot een eenvoudige, maar vaak vergeten optie bij online werken: beweging. Je kan natuurlijk op tijd en stond een pauze inlassen om een tas koffie te halen, maar er is meer. Je kan mensen vragen om even recht te staan, om iets te halen, om gebaren te maken bij een stemming of om iets aan te geven. Maar ook virtueel kan je zorgen voor beweging door te zorgen voor afwisseling in het beeld. Bijvoorbeeld door van scherm te wisselen bij het presenteren, door in break-out rooms mensen in een andere samenstelling samen te zetten, door de facilitatie af te wisselen…. En vergeet niet om achteraf zelf ook wat te bewegen😊

Online vergaderen kan vermoeiend zijn. Om focus en betrokkenheid van deelnemers te stimuleren, zijn een ander soort facilitatie en interventies nodig dan in een real-life vergadering. Het vraagt niet alleen een nog meer gedetailleerde planning, maar zeker ook de nodige dosis creativiteit.

Wil je graag van gedachten wisselen over de aanpak van je meeting of je meeting laten faciliteren? Neem dan contact op met een van onze procesbegeleiders. We helpen je graag verder. Succes!