1,5 meter bijeenkomsten. Zo lukt het wel!

Met Corona gingen we massaal digitaal. Nu de besmettingen afnemen, kunnen we ook weer live bijeenkomen. Zij het wel met 1,5 meter afstand. Met deze tips lukt het je zeker om interactieve én veilige 1,5 meter-bijeenkomsten te organiseren.

Allereerst, check het CERM, het Covid Event Risk Model* dat de overheid samen met de eventsector opmaakte. Het bijbehorende CERM-protocol geeft nuttige informatie over het coronaproof maken van tal van eventaspecten, zoals benodigde zaalcapaciteit, registratie van deelnemers, looproutes, hygiënemaatregelen,...  Je hebt immers op voorhand goed na te denken over hoe je de deelnemers laat bewegen in de gekozen ruimte(s) voor, tijdens en na je activiteit. 

Overweeg of de live bijeenkomst buiten kan plaatsvinden. Een outdoorevent is een stuk COVID-veiliger omdat virusdruppels minder blijven hangen. Voor de gemeente Alken vervangen we de klassieke participatiebijeenkomst die einde augustus gepland stond, door een participatiemarktje in openlucht op het plein voor de kerk. De deelnemers zullen er in kleine groepjes een vast parcours afleggen langs diverse inspiratiekraampjes. 

Lukt outdoor niet, bereken dan het maximaal aantal deelnemers op basis van de zaalcapaciteit. Je hebt 10 m2 per persoon nodig om veilig te kunnen werken. Grote polyvalente ruimtes of feestzalen zijn het meest aangewezen om in te werken. Let er ook op dat de zaal waarin je pauzeert voldoende groot is om op veilige afstand met elkaar een drankje te nuttigen. 

Richt je zaal op voorhand in. Zet je stoelen op de correcte afstand neer en laat je deelnemers zo veel mogelijk zitten. Dat beperkt in de interactie. Werk je toch staande, plaats dan strepen of bollen op de grond die de juiste afstand aanduiden.

 

Geef deelnemers bij het onthaal meteen mee wat ze voor je activiteit nodig hebben, bijvoorbeeld naambadge, stift, blocnote, post-its, eventueel mondmasker en een klein flesje alcoholgel. Zo kan iedere deelnemer met eigen materiaal werken en beperk je het aantal bewegingen in de ruimte. Door iedere deelnemer een flesje water te geven, vermijd je ook wachtrijen aan de koffiebar. 

Keep it short and simple. Gaat je activiteit binnen door, beperkt dan de duurtijd ervan tot 2 uur of minder. Schrap lange introducties en kom meteen ter zake. Je deelnemers zullen daarover ook niet rouwig zijn;-))

Ga voor interactie in kleine groepjes. Staan er oefeningen op het programma  waarbij interactie nodig is, vorm dan kleine, vaste groepjes. Zo voorkom je dat een eventuele besmetting zich in de hele deelnemersgroep verspreidt. Aarzel niet om de deelnemers te vragen een mondmasker op te zetten als je ziet dat ze bij oefeningen te dicht bij elkaar komen.

Organiseer meerdere lokale activiteiten, als je deelnemers regionaal of landelijk rekruteert. Zo houd je het risico op besmetting lokaal en vermindert het risico op verdere verspreiding na het event. Een goede richtlijn is de 20-kilometer grens: rekruteer mensen die minder dan 20 km van je event wonen.

 

* Het Covid Event Risk Model kan je raadplegen op https://covideventriskmodel.be. Je vindt daar het Covid Event protocol en de Covid event scan.


Werkateliers voor Ringpark Groene Vesten: online gaat ook!

Binnen het grotere overkappingsproject van de Ring van Antwerpen, begeleidt Levuur (als deel van het consortium BUUR-Latz-Greisch-S333) de participatie van het leefbaarheidsproject ‘Ringpark Groene Vesten’. Voor de zone van het Zuidstation tot aan de tuinwijk van Borgerhout (nabij het gebied Rivierenhof Deurne), een gebied van zo’n 450 voetbalvelden groot, zoekt AG Vespa (stad Antwerpen) naar een meer leefbare invulling. En daarvoor zijn met verschillende types stakeholders verschillende soorten gesprekken nodig. Eén daarvan zijn de werkateliers. Daarin houden we, per zone, op maandelijkse basis gesprekken met steeds dezelfde groep van 30 gelote omwonenden, ‘Vestenbouwers’. Zij gaan participatief meebouwen aan de Vesten, op basis van voortschrijdend inzicht. Ons eerste werkatelier stond gepland op 20 april, in volle quarantaineperiode dus. Fysiek afspreken was onmogelijk.

Om toch voortgang te kunnen maken - de deadlines voor de ontwerpers verschuiven namelijk niet - organiseren we deze sessie via Zoom. De aanpak voor zoiets bleek heel strak te moeten zijn.

Omdat de Vestenbouwers 30 volstrekt onbekenden voor elkaar zijn, met een leeftijd van 21 tot 71 jaar, zouden we in real life gestart zijn met een kennismakings- en check-in moment. Dat kon uiteraard niet. Daarom hebben we hen op voorhand online (Google Forms) een kennismakingsfiche laten invullen zodat ze al eens konden kijken wie hun nieuwe ‘collega’s’ zijn. Ook een test Zoom voor nieuwe gebruikers, bleek geen overbodige luxe: het zorgde ervoor dat we tijdens onze eerste sessie van het Werkatelier geen technische problemen kenden.
Tijdens de Zoom kregen de Vestenbouwers eerst een inkijk in de huidige stand van zaken van het project via een plenaire presentatie. Daarna gingen ze met elkaar in gesprek rond 3 vragen in 3 break-out rooms. Dit resulteerde in gerichte input waar de ontwerpers opnieuw verder mee aan de slag kunnen.

Afbakening zone Ringpark Groene Vesten

 

Wat hebben we uit deze sessie geleerd:

  1. Een goede voorbereiding is key! Een strikt draaiboek, waar ook een technisch luik aan verbonden is (op welke functie druk je wanneer) en een (technische) dry-run doen, voorkomt veel problemen tijdens de eigenlijke sessie.
  2. Breng iedereen gelijk aan de start door een test-Zoom te houden. Daarin kan iedereen de techniek onder de knie krijgen en al eens kan ‘snuffelen’ aan de applicatie.
  3. Zet je deelnemers standaard op ‘mute’ om de echo’s en het door elkaar praten te verhelpen.
  4. Houd je een presentatie, maak die dan kort, bondig en begrijpelijk: deelnemers kunnen niet zo snel vragen stellen online.
  5. Maak optimaal gebruik van de chatfunctie. Als deelnemers tijdens presentaties vragen hebben, kunnen ze steeds via de chat deze al stellen.  Alle leden van het ontwerpteam / kernteam / van de organisatie houden die mee in de gaten en antwoorden zonder dat de deelnemer moet interveniëren en zonder dat de presentator is afgeleid.
  6. Zorg dat je in elke break-out room ook een verslaggever hebt, die real life (eventueel met share screen) noteert wat gezegd is.
  7. Overweeg asynchrone participatie. Online sessies zijn standaard korter dan de offline versie (lees ook ons artikel over online vermoeidheid). Daardoor is misschien alles niet gezegd . Met asynchrone participatie kan je deelnemers verder laten participeren via bijvoorbeeld een online platform waarop iedereen individueel nog kan aanvullen.

Voor ons was het een geslaagde bijeenkomst. En ook de Vestenbouwers zelf waren heel positief over dit eerste experiment. Wij gaan alvast verder om ook de komende werkateliers online vorm te geven.

Danny De Landtsheer (Vestenbouwer) reageerde nadien: “Chapeau voor de organisatie van de meeting! Het lijkt me geen sinecure te zijn om dit met 30+ deelnemers in goede banen te leiden. Dit kan alleen maar omdat jullie het goed hebben voorbereid en tijdens de meeting de teugels strak genoeg in handen hebben gehouden zonder al te veel het gevoel te geven dat er geen ruimte was voor inspraak.”

Wil je meer informatie over dit project? Contacteer dan Greet Indesteege (greet@levuur.be).