How to: Co-creatie en stakeholderbetrokkenheid in gebiedsgerichte projecten
How to: Co-creatie en stakeholderbetrokkenheid in gebiedsgerichte projecten
Levuur is de laatste jaren zeer actief in gebiedsgerichte processen. Zo werkten we mee aan de riviercontracten van de Kerkebeek, de Vliet-Molenbeek, de Heulebeek en de Bellebeek. Het riviercontract van de Dommel werd trouwens op maandag 24 januari officieel voorgesteld aan het publiek. Uitlopers van die riviercontracten zijn trajecten rond de Aa en de Herk-Mombeek.
Ook in het traject Faunabeheer (het beheer van het wild zwijn in Vlaanderen) werken we ook gebiedsgericht en tot slot zijn we ook erg verheugd dat we vanaf nu actief gaan meewerken aan het ambitieuze Horizon+-project van de provincie Vlaams-Brabant binnen een raamcontract.
Dat gebiedsgericht werken heeft ons ook al heel wat geleerd. We sommen hieronder graag enkele lessons learned op:
- Gebiedsgericht werken en participatie; je start dus iets nieuw op. Dat betekent dat je zowel op vlak van inhoud als methode ‘(een ander) resultaat’ beoogt. Dat betekent ook dat je aanpak anders zal zijn. Participatie veronderstelt verbinding, dialoog, ruimte en tijd nemen… Ga hier alvast niet te snel over.
- Partners binnen een gebied kennen elkaar goed en soms ook al lang. Ze hebben al een ‘modus operandi’. Toch zal je op een andere manier met elkaar aan de slag moeten gaan. Je kiest immers voor een andere aanpak. Zorg voor een échte nieuwe start en benoem dat ook.
- Het helpt om je stakeholdermapping en -analyse ook nog eens te bekijken en misschien nog eens bij te sturen. Misschien zijn er nog andere interessante partners? Nieuw bloed brengt vaak een andere dynamiek. In de riviercontracten brachten we vaak (een vertegenwoordiging van de) burgers mee rond de tafel en dat gaf steeds een zeer boeiend perspectief.
- DURF de impact die je wil realiseren te benoemen in een stevige ambitie. Geen halfzachte doelstellingen en abstracte begrippen waarmee je alles en niks aan kan. Gebruik heldere, provocatieve en krachtige taal! Spannende woorden waar mensen energie van krijgen.
- Bij de riviercontracten wordt het engagement van de partners bij de aanvang verpakt in een charter. De ondertekening van dat charter kan gekoppeld worden aan een feestelijk start en een perscampagne. Maar zo’n charter is doorheen het hele traject ook een handige kapstok om keuzes aan op te hangen (maar ook af te wegen), engagementen nog eens in herinnering te brengen…
- Vier (tussentijdse) successen
Wil je zelf ook succes boeken? Contacteer ons vrijblijvend.
Ambtenaren in gesprek: over bevlogen zijn én blijven
Als bevlogen ambtenaren van diverse overheden, van onderuit input geven aan de nagelnieuwe minister van ambtenarenzaken. En warm en bruisend verbinden onder gelijkgestemden in deze afstandelijke corona-tijden.
Dat waren de doelstellingen van het allereerste ‘workinar’ Bevlogen ambtenaren, betrokken partijen en een bevoegd minister dat De Betrokken Partij op 16 november organiseerde samen met de collega’s van Levuur.
Grote interesse
De interesse voor de workinar was groot: 99 ambtenaren schreven zich in. Maar 105 ambtenaren namen deel. Daarmee hebben zij het onmogelijke gerealiseerd: een show up rate van méér dan 100% 😉?)
In 10 break-outrooms voerden de ambtenaren, onder begeleiding van de Levuur-participatieexperten, verdiepende gesprekken over o.a.
- Bevlogen zijn en blijven als ambtenaar
- Samenwerking met de politiek
- Verbinding binnen team en organisatie
- Relatie met de burger
- Inzetten op samenwerking met partners als ambtenaar
- ...
Het eerste wat opviel, was dat er duidelijke klik is tussen de ambtenaren over de bestuursniveaus heen: federaal, Vlaams, provinciaal, lokaal,.... Zij herkenden zich in elkaars situatie en ervoeren dat ze veel gemeenschappelijk hadden.
Ook op inhoudelijk vlak merkten we dwarsverbindingen tussen de verschillende gesprekken. Twee inzichten willen we hier in de picture zetten.
Bevlogen zijn en blijven, draait om vertrouwen geven en krijgen, om autonomie en partnerschap.
Ambtenaren schipperen continue tussen procedures en regels enerzijds en tussen persoonlijke passie en ‘partner zijn’ van de burger en de politiek anderzijds. Zij ervaren dagelijks zaken die beknottend overkomen en hun slagkracht beperken. Denk maar aan de logheid van het ambtelijk apparaat, de hiërarchie, politiek getouwtrek, beperkingen op logistiek of financieel vlak,…Dat zijn zaken die je als ambtenaar naar beneden kunnen halen, die je energie kunnen kosten.
Maar als bevlogen ambtenaar ben je partner in het systeem. Partner van de politiek, van je eigen collega’s, van het kritische middenveld, van de burgers… Om bevlogen te blijven is het belangrijk dat er duidelijke kaders zijn waarbinnen je ruimte krijgt om zelf te ondernemen. En ook ruimte voor creativiteit en eigen interesses; het ervaren van verbinding in je team, je organisatie, met andere organisaties is broodnodig om de passie van ‘civil servant’ te blijven voeden. Autonomie en partnerschap binnen eigentijdse krijtlijnen zorgen ervoor dat die passie blijft.
Bevlogen ambtenaren zetten volop in op samenwerking, met elkaar en met de burger.
Om de complexe problemen van deze wereld te kunnen aanpakken is samenwerking tussen overheden, organisaties en burgers nodig. Door samen te werken kan de overheid meer bereiken met minder. De resultaten van projecten zoals de social impact bonds, zijn hier getuigen van.
Een bondige presentatie, een uitgebreid verslag én een reactie van de minister
We verwerkten de input in een bondige presentatie (Verslag Workinar 'Bevlogen Ambtenaren'_16 november 2020) en een uitgebreid verslag (BIJLAGE_integraal verslag 'Bevlogen Ambtenaren').
Beide documenten bezorgden we aan de minister en de deelnemers. Van Minister De Sutter, minister voor Ambtenarenzaken en Overheidsbedrijven, ontvingen we een reactie in de vorm van dit filmpje. Daarin richt ze zich specifiek tot de deelnemers, bevlogen ambtenaren die zorgden voor de bottom-up input. Dus zeker kijken!
Trouwens, wanneer je kijkt, abonneer je je meteen op het gloednieuw YouTube-kanaal van De Betrokken Partij, waarvan Levuur deel uitmaakt. Binnenkort verschijnt hier nog meer interessants.
En nog een bijzonder kerstcadeau, speciaal voor jou!
Levuur-collega Geertrui De Cock en drijvende kracht achter het project Bevlogen Ambtenaar helpt je in schoonheid het vreemde jaar 2020 af te sluiten. En lessen te trekken voor 2021.
Download het e-book “De eerste 4 stappen naar JOUW 2021. Naar meer impact en goesting” en doe jezelf er de komende weken een uurtje bij het haardvuur mee cadeau.
Fijne feesten!
Mensen met een handicap en Vlaamse Parlementsleden écht in dialoog
Noozo – Niet Over Ons Zonder ons – bestaat 2 jaar. En dat werd op 13 november gepast in de kijker gezet met een inspirerende dialoog tussen ervaringsdeskundigen, personen met een handicap en Vlaamse parlementsleden. Een dialoog waarbij we terugblikten op de voorbije twee jaar en vooruitblikten naar een meer inclusieve toekomst.
Succes, ondanks de gewijzigde plannen
We hadden gepland om elkaar te ontmoeten in het Vlaams Parlement én online. Door corona kon het enkel online. Een uitdaging die we met succes aangingen: het eerste NOOZO-Forum was een volledig digitaal én inclusief gebeuren. Ruim 90 deelnemers, waaronder heel wat parlementsleden, beleidsmedewerkers en ervaringsdeskundigen gingen met elkaar in gesprek. En die dialoog werd erg gesmaakt, zo blijkt uit de vele reacties van de deelnemers.
Feilloze organisatie, maar vooral een hoop sterke mensen gezien die op meewerken aan een meer inclusieve samenleving. Jullie brengen mensen en organisaties samen. Doe zo verder (Luc Perdieus, Hart voor Handicap)
Proficiat met de organisatie en bedankt voor de verrijkende namiddag. Ik kijk er naar uit om verder constructief met jullie in overleg te gaan. Fijn weekend! (Lieselotte Thys - Kabinet Somers)
Voor mij was het een boeiende en leerrijke namiddag dankjewel een voorbeeld voor veel mensen met een beperking maar ook zonder (Jochen- Brake Out Konekt)
Het was boeiend, en goed dat we onze mening mochten delen. Niet evident in alle situaties om dit te kunnen doen, maar hier kon het en werden we gehoord! Hopelijk kunnen we zo het beleid op een positieve manier beïnvloeden! En zorgen dat mensen met een beperking en hun netwerk ook meer gehoord worden!!! (Marleen Maris - Ouders voor Inclusie)
Dankjulliewel voor zeer leerrijke en zinvolle namiddag! Zeer puike organisatie! Ik kijk uit naar een verdere samenwerking en wisselwerking. Veel succes en prettig weekend. tot later! (Vera Jans – Vlaams Parlementslid CD&V)
Mooi initiatief ! Knappe organisatie en hopelijk komt er nog eens een vervolg van zulke namiddagen. (Tine van der Vloet – Vlaams Parlementslid N-VA)
Wil ook jij een inclusieve online dialoog mogelijk maken?
Bekijk dan hoe je met onze tips je aanpak inclusiever kan maken.
Inclusief betekent dat je alert bent voor de beperking ervaren als ze online werken. En dat je de oplossingen integreert in je aanpak.
1.Maak gebruik van tolken en ondertitelaars
Mensen die doof of slechthorend zijn, kunnen actief participeren wanneer er wordt getolkt in de Vlaamse Gebaren Taal. Ook ondertiteling kan helpen om het online gesprek te volgen.
2. Beperk het gebruik van de chat
Mensen die blind of slechtziend zijn maken vaak gebruik van voorlees software. Voor hen is het belangrijk dat enkel de boodschappen die rechtstreeks met het gesprek te maken hebben, voorgelezen worden. Voorlees software pikt ook de berichten in de chat op. En omdat deelnemers daar vaak ook praktische vragen in stellen, kan dat enorm storend werken. Wil je een inclusieve meeting, zet dan de chat uit of gebruik hem selectief en kondig dat ook aan in het begin van je event.
3. Stuur vooraf basisinformatie mee
Van de drie adviezen die op tafel lagen, maakten we vooraf mooi en eenvoudig vormgegeven adviesfiches die we meestuurden bij de bevestigingsmail. Ook op de website van NOOZO vonden geïnteresseerden achtergrondinformatie. Zo konden de deelnemers zich voorbereiden en creëerden we een gedeelde kennisbasis.
4. Bereid ook de dialoog zelf op een inclusieve manier voor
Niet Over Ons Zonder Ons’ geldt uiteraard niet enkel voor het event zelf. Echt inclusief ben je maar als je gedurende het hele traject, van voorbereiding tot afronding, participatief aanpakt met de betrokkenen. We startten de uitwerking van het NOOZO-forum met enkele aanloopsessies waarin ervaringsdeskundigen het opzet en de inhoud van het forum mee bepaalden en doorspraken. Enkele van hen namen tijdens het forum de rol van themabegeleiders op: ze leidden een thema in en ondersteunden de groepsgesprekken inhoudelijk, in duo met een gespreksbegeleider van Levuur. Zo verzamelden we verbeterpunten en oplossingen rond drie thema’s: een toegankele VRT, impact van Covid-19 op mensen met een handicap en basisbereikbaarheid.
5. Frame het opzet juist en expliciteer vooraf en bij de start van het event je verwachtingen
We zijn het gewoon met elkaar in discussie te gaan, maar dat is niet hetzelfde als in dialoog gaan. Elkaar kritisch bevragen en elkaars bezorgdheden en behoeften samen verkennen is iets anders dan elkaar met de vinger wijzen. Dat we vooraf deze bekommernis zowel hoorden bij de beleidsmakers als bij de ervaringsdeskundigen, geeft aan dat echte dialoog geen evidentie is. Dat die inspanningen vraagt van elkeen om eerst te begrijpen en dan begrepen te worden. Dit geslaagde NOOZO-forum toont aan dat echte dialoog is wat we nodig hebben om vooruit te raken.
Smaakt dit naar meer?
Ben je benieuwd naar hoe Levuur en NOOZO het participatieve proces opgebouwd hebben? Mail dan naar Hade@levuur.be en we lichten onze aanpak toe in een kort gesprek.
Meer informatie over de thema’s waarover we in gesprek gingen tijdens het NOOZO-forum (VRT, Covid-19 en basisbereikbaarheid) vind je op https://noozo.be/forum/. Ook de filmpjes vertoont tijdens dit event kan je hier terugvinden.
Je organisatie participatief ontwikkelen doe je zo
Levuur is vooral bekend voor het begeleiden van participatieprocessen waarin burgers, middenveldorganisaties en andere externe stakeholders samenwerken rond maatschappelijke thema’s of grotere beleidsthema’s. Maar we werken vaak ook binnen organisaties met stakeholders: we begeleiden missie-visie-trajecten en beleidsplanningsprocessen, werken co-creatief nieuwe samenwerkings- en organisatievormen uit, ondersteunen groepsdynamische processen, coachen leidinggevenden en medewerkers. Om die maatschappelijke impact te versterken. En dit tot grote tevredenheid van onze klanten.
De lessen die onze opdrachtgevers en wijzelf trokken uit recente organisatieprojecten delen we graag met jou in de vorm van 10 belangrijke werkwoorden bij participatieve organisatieontwikkeling.
- Durf. Elke organisatie is een levend systeem dat invloed ondervindt van veranderingen, of die nu van buiten of van binnen de organisatie komen. Als organisatie constructief en wendbaar kunnen omgaan met deze constante impulsen, is écht mogelijk als je het hele systeem durft te betrekken.
- Erken. Elke organisatie heeft een geschiedenis, een reden waarom ze ooit is ontstaan, heeft oprichters, tegenslagen en overwinningsmomenten gekend. Ook dat blijft aanwezig, ook al verandert een deel van de medewerkers in de loop der jaren.
- Toon jezelf en zie elkaar. We zijn allemaal mensen. Iedereen heeft een heel leven buiten het medewerkerschap, en een professioneel leven voor de huidige job. Dat neem je overal mee. Het is verlichtend en verhelderend als het er mag zijn.
- Neem initiatief, wacht niet op anderen. Visionair en charismatisch leiderschap is een nice to have. Betrokkenheid en eigenaarschap bij medewerkers is een must have. Neem initiatief, dat kan vanuit elke plek in je organisatie.
- Begin. Organisatieverandering dient de visie en richting in je organisatie te ondersteunen. Verandering geeft echter ook nieuwe inzichten en energie voor die visie en richting. Begin dus gewoon met de eerste stap.
- Laat los. Fundamentele verandering heeft weinig te maken goed uitgewerkte plannen, maar leeft vooral in de tussenruimte die ontstaat in de driehoek visie - co-creatie- (zelf)leiderschap. Verwacht dus geen verandering van een goed actieplan.
- Reik uit. Zoek samenwerking die je energie geeft. Met externe stakeholders. Breng ervaring en expertise samen. Een organisatie is geen eiland.
- Wees nieuwsgierig. Bevraag de fans en kritisch vrienden rondom je organisatie. Wees oprecht geïnteresseerd in wat ze te vertellen hebben.
- Experimenteer en leer. Als je verandering wil brengen in een organisatie, kan je alleen maar werken met wat er is, inspireren, proberen en stretchen. En samen ontdekken op welke manier je samen kan ontwikkelen in een lerende houding.
- Reflecteer eens je in de actie bent gestapt en wat ervaringen hebt opgedaan. En stuur bij tot iets wat beter is. Jouw organisatie is uniek, dus jouw manier om theorie en kaders toe te passen is dat ook.
Wil je weten hoe we zo'n organisatietraject aanpakken? Lees dan bij cases hoe DOPPA een nieuwe organisatiestructuur uittekende onder begeleiding van Levuur.
1,5 meter bijeenkomsten. Zo lukt het wel!
Met Corona gingen we massaal digitaal. Nu de besmettingen afnemen, kunnen we ook weer live bijeenkomen. Zij het wel met 1,5 meter afstand. Met deze tips lukt het je zeker om interactieve én veilige 1,5 meter-bijeenkomsten te organiseren.
Allereerst, check het CERM, het Covid Event Risk Model* dat de overheid samen met de eventsector opmaakte. Het bijbehorende CERM-protocol geeft nuttige informatie over het coronaproof maken van tal van eventaspecten, zoals benodigde zaalcapaciteit, registratie van deelnemers, looproutes, hygiënemaatregelen,... Je hebt immers op voorhand goed na te denken over hoe je de deelnemers laat bewegen in de gekozen ruimte(s) voor, tijdens en na je activiteit.
Overweeg of de live bijeenkomst buiten kan plaatsvinden. Een outdoorevent is een stuk COVID-veiliger omdat virusdruppels minder blijven hangen. Voor de gemeente Alken vervangen we de klassieke participatiebijeenkomst die einde augustus gepland stond, door een participatiemarktje in openlucht op het plein voor de kerk. De deelnemers zullen er in kleine groepjes een vast parcours afleggen langs diverse inspiratiekraampjes.
Lukt outdoor niet, bereken dan het maximaal aantal deelnemers op basis van de zaalcapaciteit. Je hebt 10 m2 per persoon nodig om veilig te kunnen werken. Grote polyvalente ruimtes of feestzalen zijn het meest aangewezen om in te werken. Let er ook op dat de zaal waarin je pauzeert voldoende groot is om op veilige afstand met elkaar een drankje te nuttigen.
Richt je zaal op voorhand in. Zet je stoelen op de correcte afstand neer en laat je deelnemers zo veel mogelijk zitten. Dat beperkt in de interactie. Werk je toch staande, plaats dan strepen of bollen op de grond die de juiste afstand aanduiden.
Geef deelnemers bij het onthaal meteen mee wat ze voor je activiteit nodig hebben, bijvoorbeeld naambadge, stift, blocnote, post-its, eventueel mondmasker en een klein flesje alcoholgel. Zo kan iedere deelnemer met eigen materiaal werken en beperk je het aantal bewegingen in de ruimte. Door iedere deelnemer een flesje water te geven, vermijd je ook wachtrijen aan de koffiebar.
Keep it short and simple. Gaat je activiteit binnen door, beperkt dan de duurtijd ervan tot 2 uur of minder. Schrap lange introducties en kom meteen ter zake. Je deelnemers zullen daarover ook niet rouwig zijn;-))
Ga voor interactie in kleine groepjes. Staan er oefeningen op het programma waarbij interactie nodig is, vorm dan kleine, vaste groepjes. Zo voorkom je dat een eventuele besmetting zich in de hele deelnemersgroep verspreidt. Aarzel niet om de deelnemers te vragen een mondmasker op te zetten als je ziet dat ze bij oefeningen te dicht bij elkaar komen.
Organiseer meerdere lokale activiteiten, als je deelnemers regionaal of landelijk rekruteert. Zo houd je het risico op besmetting lokaal en vermindert het risico op verdere verspreiding na het event. Een goede richtlijn is de 20-kilometer grens: rekruteer mensen die minder dan 20 km van je event wonen.
* Het Covid Event Risk Model kan je raadplegen op https://covideventriskmodel.be. Je vindt daar het Covid Event protocol en de Covid event scan.
4 corona-lessen uit 'Het palliatief debat' die ook jou kunnen helpen
De coronacrisis hakte er ook bij velen hard in, ook bij ons, en zeker voor het Het palliatief debat, een zeer groot traject dat Levuur uitvoert voor Kom op tegen Kanker, samen met haar partners van De Betrokken Partij. In dit traject hadden we tientallen live bijeenkomsten op de planning staan die door de lockdown niet meer konden plaatsvinden.
Alle inspanningen van de voorbije weken om deze bijeenkomsten voor te bereiden leken verloren.
Ons dilemma: ons neerleggen bij de situatie en het project met enkele maanden uitstellen. Of doorzetten en alternatieve, online wegen verkennen. We kozen voor het laatste.
Ook in tijden van een lockdown blijven we innoveren en voor democratische continuïteit zorgen. Met reeds ontworpen materiaal, ‘Zoom’ en ‘Bpart Live’ (https://www.treecompany.be/bpart-live/) creëerden we een interactieve en participatieve online aanpak voor groepen van +/- 8 tot 15 personen. Inmiddels vonden er al een 5-tal interactieve gesprekken plaats, met succes. De deelnemers zijn telkens zeer enthousiast.
“Door de gespreksgroep klein te houden kon men in alle rust nadenken en reageren. Ook de interactie in kleine groep om je persoonlijke mening te geven, en ook deze van de andere deelnemers te vernemen, vond ik heel goed. De conclusies waren voor mij toch wel verrassend. Het is duidelijk dat er nog heel wat werk aan de winkel is!" (Lieve, patiënt)
En dat is ook de VRT niet ontgaan. Zij maakten over Het Palliatief Debat een reportage voor het journaal.
Het omzetten van offline naar online participatiegesprekken leerden we met vallen en opstaan.
We delen graag onze 4 corona-lessen met jou.
- Alles went, zelfs een online gesprek
Niemand kon eraan ontsnappen. Waar online vergaderen tot 15 maart de uitzondering op de regel was, ging heel de bevolking verplicht aan het Smartschoolen, Zoomen, Teamen, Skypen…. En het effect hiervan sijpelt door in een online participatieve bijeenkomst (want zeg nooit ‘online meeting’ tegen een ‘online participatieve bijeenkomst’). Waar deelnemers begin april nog onwennig achter hun camera zaten en zich een houding zochten, is dit effect midden mei bijna volledig verdwenen. We zijn met z’n allen duidelijk meer ‘into online’. - Werk in kleine groepjes, dat creëert energie
Met sommige tools, zoals Zoom, kan je met enkele klikken grote groepen eenvoudig in kleinere ‘break-out rooms’ opdelen. Maak hiervan gebruik. Met 3 à 4 mensen in een break-out room verandert de virtuele gesprekstafel bijna in een echte tafel, met geanimeerde gesprekken tot gevolg. Want anders dan in grotere groepen, zijn virtuele gespreksregels bij kleine groepjes niet nodig. - Geef mensen de kans om zich voor te bereiden
Dialogeren in een online omgeving is een beetje zoals een nieuwe taal leren. Geef deelnemers de kans om zich voor te bereiden. Stuur vooraf een mail met basisinformatie of een korte instructievideo. Vraag deelnemers eventueel om inhoudelijk materiaal door te nemen. Voor Het palliatief debat vroegen we de deelnemers om op de website alvast de vijf verhalen te lezen waaraan we het gesprek ophangen. - Zorg voor een inhoudelijke én technische begeleider
Net zoals bij live bijeenkomsten moet je als gesprekleider kunnen focussen op wat er inhoudelijk gezegd wordt en hoe de groepsdynamiek zit. Tegelijkertijd ook nog eens de opdeling in kleinere groepjes organiseren, een poll lanceren, de slides bedienen… is onbegonnen werk. Voor een goed verloop van een online participatieve sessie heb je dus een ‘technisch’ co-begeleider nodig.
We verzamelden nog meer tips voor een goed verloop van online participatieve sessie en schreven ze uit in een klein, mooi vormgegeven mini-gidsje, samen met onze partners van De Betrokken Partij. Je kan het hier downloaden.
Leuven 2030: livestreamen als alternatief voor brainstorms
Leuven 2030 plande dit voorjaar een pak live brainstorms. Corona dwong ons tot een online alternatief. We bedachten een wekelijkse #klimaatpraat die we live uitzonden via Facebook en Instagram. Gedurende verschillende weken interviewden we zeer fijne en interessante mensen die een link hebben met Leuven 2030, rond het klimaat en andere zaken.
Livestreamen kan eenvoudig én impactvol zijn.
Hierbij 6 tips om je impact te vergroten via livestreams.
- Via (betalende) tools zoals ZOOM webinar kan je makkelijk livestreamen naar je sociale media.
- Kondig het event aan via Facebook-events en verspreid dit via alle mogelijke accounts.
- Verwerk de inhoud van de livestream achteraf in (verkorte) YouTubefilmpjes of korte foto-quotes.
- Zorg voor een moderator die de chat stimuleert en opvolgt.
- Nieuwswaardig onderwerp? Informeer de pers en werk hierrond een aanpak uit.
- Denk na wie je vraagt als spreker. Als iemand over jou of je topic spreekt, groeit eigenaarschap.
Herbekijk hier alvast de interessante gesprekken die we de voorbije weken hadden met burgemeester Ridouani, vicerector Gerard Govers, Leuven2030-coördinator Katrien Rycken, Green Deal-expert Said El Khadraoui, Low Impact Man Steven Vroman, Maakbarvrouw Magda Peeters en nog vele anderen.
Voor meer informatie over dit project, contacteer Ewoud Monbaliu (ewoud@levuur.be).
Werkateliers voor Ringpark Groene Vesten: online gaat ook!
Binnen het grotere overkappingsproject van de Ring van Antwerpen, begeleidt Levuur (als deel van het consortium BUUR-Latz-Greisch-S333) de participatie van het leefbaarheidsproject ‘Ringpark Groene Vesten’. Voor de zone van het Zuidstation tot aan de tuinwijk van Borgerhout (nabij het gebied Rivierenhof Deurne), een gebied van zo’n 450 voetbalvelden groot, zoekt AG Vespa (stad Antwerpen) naar een meer leefbare invulling. En daarvoor zijn met verschillende types stakeholders verschillende soorten gesprekken nodig. Eén daarvan zijn de werkateliers. Daarin houden we, per zone, op maandelijkse basis gesprekken met steeds dezelfde groep van 30 gelote omwonenden, ‘Vestenbouwers’. Zij gaan participatief meebouwen aan de Vesten, op basis van voortschrijdend inzicht. Ons eerste werkatelier stond gepland op 20 april, in volle quarantaineperiode dus. Fysiek afspreken was onmogelijk.
Om toch voortgang te kunnen maken - de deadlines voor de ontwerpers verschuiven namelijk niet - organiseren we deze sessie via Zoom. De aanpak voor zoiets bleek heel strak te moeten zijn.
Omdat de Vestenbouwers 30 volstrekt onbekenden voor elkaar zijn, met een leeftijd van 21 tot 71 jaar, zouden we in real life gestart zijn met een kennismakings- en check-in moment. Dat kon uiteraard niet. Daarom hebben we hen op voorhand online (Google Forms) een kennismakingsfiche laten invullen zodat ze al eens konden kijken wie hun nieuwe ‘collega’s’ zijn. Ook een test Zoom voor nieuwe gebruikers, bleek geen overbodige luxe: het zorgde ervoor dat we tijdens onze eerste sessie van het Werkatelier geen technische problemen kenden.
Tijdens de Zoom kregen de Vestenbouwers eerst een inkijk in de huidige stand van zaken van het project via een plenaire presentatie. Daarna gingen ze met elkaar in gesprek rond 3 vragen in 3 break-out rooms. Dit resulteerde in gerichte input waar de ontwerpers opnieuw verder mee aan de slag kunnen.
Wat hebben we uit deze sessie geleerd:
- Een goede voorbereiding is key! Een strikt draaiboek, waar ook een technisch luik aan verbonden is (op welke functie druk je wanneer) en een (technische) dry-run doen, voorkomt veel problemen tijdens de eigenlijke sessie.
- Breng iedereen gelijk aan de start door een test-Zoom te houden. Daarin kan iedereen de techniek onder de knie krijgen en al eens kan ‘snuffelen’ aan de applicatie.
- Zet je deelnemers standaard op ‘mute’ om de echo’s en het door elkaar praten te verhelpen.
- Houd je een presentatie, maak die dan kort, bondig en begrijpelijk: deelnemers kunnen niet zo snel vragen stellen online.
- Maak optimaal gebruik van de chatfunctie. Als deelnemers tijdens presentaties vragen hebben, kunnen ze steeds via de chat deze al stellen. Alle leden van het ontwerpteam / kernteam / van de organisatie houden die mee in de gaten en antwoorden zonder dat de deelnemer moet interveniëren en zonder dat de presentator is afgeleid.
- Zorg dat je in elke break-out room ook een verslaggever hebt, die real life (eventueel met share screen) noteert wat gezegd is.
- Overweeg asynchrone participatie. Online sessies zijn standaard korter dan de offline versie (lees ook ons artikel over online vermoeidheid). Daardoor is misschien alles niet gezegd . Met asynchrone participatie kan je deelnemers verder laten participeren via bijvoorbeeld een online platform waarop iedereen individueel nog kan aanvullen.
Voor ons was het een geslaagde bijeenkomst. En ook de Vestenbouwers zelf waren heel positief over dit eerste experiment. Wij gaan alvast verder om ook de komende werkateliers online vorm te geven.
Danny De Landtsheer (Vestenbouwer) reageerde nadien: “Chapeau voor de organisatie van de meeting! Het lijkt me geen sinecure te zijn om dit met 30+ deelnemers in goede banen te leiden. Dit kan alleen maar omdat jullie het goed hebben voorbereid en tijdens de meeting de teugels strak genoeg in handen hebben gehouden zonder al te veel het gevoel te geven dat er geen ruimte was voor inspraak.”
Wil je meer informatie over dit project? Contacteer dan Greet Indesteege (greet@levuur.be).
Levuur ondersteunt de gemeente Overijse naar gedragen keuzes voor het meerjarenplan
Levuur heeft in de loop van 2019 de gemeente Overijse begeleid in het participatieve luik ter voorbereiding van het Meerjarenplan.
Daarvoor zijn in eerste instantie in de zes dorpen van Overijse toekomsttafels met burgers georganiseerd. Alle geïnteresseerde burgers konden hieraan deelnemen. De burgers die we niet konden bereiken via de participatie avonden werden via alternatieve methoden bereikt via bijvoorbeeld 'file-interviews' waarbij leden van het college, en zelfs de burgemeester, al liftend burgers interviewden over hun dromen.
Na het dromen, gingen we op zoek naar mogelijke acties om die dromen te kunnen vervullen. Hiervoor werd een on-line participatieplatform gebruikt, maar werden eveneens mensen bevraagd op lokale evenementen. Resultaat is een gedragen meerjarenplan en de intentie om nog vaker participatief met burgers aan de slag te gaan!
'De wakkere burger' schreef er een mooi artikel over.
Bezig met laden...
Laad het document opnieuw
Openen in nieuwe tab 
Uniek participatie-experiment. Gemeenteraad breidt uit met burgerpanel van 50 Mechelaars
Stad Mechelen richt via een systeem van loting een burgerpanel op van 50 Mechelaars. Het burgerpanel komt samen om relevante thema’s en grote dossiers te bespreken en aanbevelingen te formuleren. Dat gebeurt onder begeleiding van en in nauwe samenwerking met de leden van de verschillende raadscommissies. Dit project is één van de vijf lokale proeftuinen die Levuur begeleidt in opdracht van het Departement Kanselarij en Bestuur van de Vlaamse overheid, met als doel de gemeenteraad meer participatief te maken.
“Mechelen neemt haar pioniersrol op. We bouwen onze stad verder uit tot participatielabo. Met de installatie van een burgerpanel lanceren we een unieke proeftuin in Vlaanderen”, zegt schepen van Participatie Patrick Princen. Gemeenteraadsvoorzitter Fabienne Blavier vult aan: “Het burgerpanel bestaat uit 50 Mechelaars die alle inwoners vertegenwoordigen. Zij krijgen de kans om het beleid in Mechelen mee vorm te geven. Het panel zal zich buigen over Mechelse thema’s die zowel door het panel zelf als door de gemeenteraad op de agenda gezet kunnen worden.”
Proeftuin in drie fases
De proeftuin verloopt in drie fases: het bepalen van het thema, het loten van de 50 Mechelaars en ten slotte de eigenlijke discussie van het panel en terugkoppeling naar de gemeenteraad.
Fase 1 is bijna afgerond. Eind december wordt het thema en de concrete vraagstelling voor het burgerpanel bepaald. Voor de proeftuin werken we met een menukaart van 14 thema’s: vijf daarvan worden aangereikt via De Grond Der Dingen en negen thema’s worden aangereikt door de negen verschillende gemeenteraadscommissies. De keuze van het uiteindelijke thema gebeurt door het schepencollege in overleg met de voorzitters van de commissies.
Fase 2 is gepland voor begin januari. De loting gebeurt volgens een wetenschappelijke methode waarbij eerst een willekeurige steekproef wordt getrokken uit het bevolkingsregister van 5000 Mechelaars. Zij krijgen allemaal een brief met de vraag of ze zouden willen deelnemen aan het burgerpanel. De stad hoopt op zoveel mogelijk reacties. Uit die reacties wordt immers de uiteindelijke groep van 50 Mechelaars samengesteld, representatief voor de bevolking. Er wordt onder meer rekening gehouden met gender, leeftijd, opleiding, diversiteit en de spreiding tussen centrum, wijken en dorpen.
Schepen Patrick Princen: “Deze fase is heel spannend. Elke Mechelaar komt in aanmerking om begin januari een brief van de stad te krijgen. Bij 5000 Mechelaars zal dat uiteindelijk het geval zijn. Vergelijk het met de gouden wikkel van Willy Wonka uit het boek Sjakie en de Chocoladefabriek van Roald Dahl. We hopen op zo veel mogelijk aanmeldingen, zodat we uiteindelijk een evenwichtig panel van 50 Mechelaars kunnen samenstellen.”
Fase 3 is dan het effectieve moment van dialoog. Gedurende twee dagen eind april/begin mei 2020 zullen de 50 Mechelaars zich buigen over het gekozen thema. De discussie zal plaatsvinden in het Hof van Busleyden. De perfecte locatie: het stedelijk museum is immers een plek waar dialoog, ontmoeting en verwondering centraal staan. Het burgerpanel zal tijdens de eerste dag vooral ondergedompeld worden in het thema om dan op dag twee vooral te komen tot een mening en aanbevelingen met betrekking tot het thema. Het experiment eindigt met een bespreking in de betrokken raadscommissie en een terugkoppeling en besluit door het schepencollege en de gemeenteraad.
Deliberatieve democratie
“De dialoog tussen het burgerpanel en de gemeenteraad is een belangrijk onderdeel van de proeftuin”, aldus gemeenteraadsvoorzitter Fabienne Blavier. “Het burgerpanel heeft namelijk twee belangrijke doelen. Enerzijds thema’s die leven bij de Mechelaar op de politieke agenda zetten en anderzijds feedback geven op thema’s die door de gemeenteraad op de agenda zijn gezet.”
Wanneer een thema gekozen is, zal er een nauwe samenwerking zijn tussen het burgerpanel en de raadscommissie waar het thema toe behoort. Stel dat er rond groenbeheer wordt gedebatteerd dan zal de commissie van schepen Patrick Princen met voorzitter Jan Verbergt in actie komen.
Stad Mechelen laat zich inspireren door de Burgerraad in Oost-België. Dit baseerde zich op de bevindingen van het G1000-experiment. Levuur stond indertijd in voor de procesbegeleiding van de G1000 en is dan ook blij de resultaten van dit deliberatief model verder te mogen uitzaaien.
