Ambtenaren in gesprek: over bevlogen zijn én blijven

Als bevlogen ambtenaren van diverse overheden, van onderuit input geven aan de nagelnieuwe minister van ambtenarenzaken. En warm en bruisend verbinden onder gelijkgestemden in deze afstandelijke corona-tijden.
Dat waren de doelstellingen van het allereerste ‘workinar’ Bevlogen ambtenaren, betrokken partijen en een bevoegd minister dat De Betrokken Partij op 16 november organiseerde samen met de collega’s van Levuur.

Grote interesse

De interesse voor de workinar was groot: 99 ambtenaren schreven zich in. Maar 105 ambtenaren namen deel. Daarmee hebben zij het onmogelijke gerealiseerd: een show up rate van méér dan 100% 😉?) 

In 10 break-outrooms voerden de ambtenaren, onder begeleiding van de Levuur-participatieexperten,  verdiepende gesprekken over o.a.

  •       Bevlogen zijn en blijven als ambtenaar
  •       Samenwerking met de politiek
  •       Verbinding binnen team en organisatie 
  •       Relatie met de burger
  •       Inzetten op samenwerking met partners als ambtenaar
  •     ...

Het eerste wat opviel, was dat er duidelijke klik is tussen de ambtenaren over de bestuursniveaus heen: federaal, Vlaams, provinciaal, lokaal,.... Zij herkenden zich in elkaars situatie en ervoeren dat ze veel gemeenschappelijk hadden.

Ook op inhoudelijk vlak merkten we dwarsverbindingen tussen de verschillende gesprekken.  Twee inzichten willen we hier in de picture zetten.

Bevlogen zijn en blijven, draait om vertrouwen geven en krijgen, om autonomie en partnerschap.

Ambtenaren schipperen continue tussen procedures en regels enerzijds en tussen persoonlijke passie en ‘partner zijn’ van de burger en de politiek anderzijds. Zij ervaren dagelijks zaken die beknottend overkomen en hun slagkracht  beperken. Denk maar aan de logheid van het ambtelijk apparaat, de hiërarchie, politiek getouwtrek, beperkingen op logistiek of financieel vlak,…Dat zijn zaken die je als ambtenaar naar beneden kunnen halen, die je energie kunnen kosten.

Maar als bevlogen ambtenaar ben je partner in het systeem. Partner van de politiek, van je eigen collega’s, van het kritische middenveld, van de burgers… Om bevlogen te blijven is het belangrijk dat er duidelijke kaders zijn waarbinnen je ruimte krijgt om zelf te ondernemen. En ook ruimte voor creativiteit en eigen interesses; het ervaren van verbinding in je team, je organisatie, met andere organisaties is broodnodig om de passie van ‘civil servant’ te blijven voeden. Autonomie en partnerschap binnen eigentijdse krijtlijnen zorgen ervoor dat die passie blijft.

Bevlogen ambtenaren zetten volop in op samenwerking, met elkaar en met de burger.

Om de complexe problemen van deze wereld te kunnen aanpakken is samenwerking tussen overheden, organisaties en burgers nodig. Door samen te werken kan de overheid meer bereiken met minder. De resultaten van projecten zoals de social impact bonds, zijn hier getuigen van.

Een bondige presentatie, een uitgebreid verslag én een reactie van de minister

We verwerkten de input in een bondige presentatie (Verslag Workinar 'Bevlogen Ambtenaren'_16 november 2020) en een uitgebreid verslag (BIJLAGE_integraal verslag 'Bevlogen Ambtenaren').

Beide documenten bezorgden we aan de minister en de deelnemers. Van Minister De Sutter, minister voor Ambtenarenzaken en Overheidsbedrijven, ontvingen we een reactie in de vorm van dit filmpje. Daarin richt ze zich specifiek tot de deelnemers, bevlogen ambtenaren die zorgden voor de bottom-up input. Dus zeker kijken!

Trouwens, wanneer je kijkt, abonneer je je meteen op het gloednieuw YouTube-kanaal van De Betrokken Partij, waarvan Levuur deel uitmaakt. Binnenkort verschijnt hier nog meer interessants.

En nog een bijzonder kerstcadeau, speciaal voor jou!

Levuur-collega Geertrui De Cock en drijvende kracht achter het project Bevlogen Ambtenaar helpt je in schoonheid het vreemde jaar 2020 af te sluiten. En lessen te trekken voor 2021.

Download het e-book “De eerste 4 stappen naar JOUW 2021.  Naar meer impact en goesting” en doe jezelf er de komende weken een uurtje bij het haardvuur mee cadeau.

Fijne feesten!


Mensen met een handicap en Vlaamse Parlementsleden écht in dialoog

Noozo – Niet Over Ons Zonder ons – bestaat 2 jaar. En dat werd op 13 november gepast in de kijker gezet met een inspirerende dialoog tussen ervaringsdeskundigen, personen met een handicap en Vlaamse parlementsleden. Een dialoog waarbij we terugblikten op de voorbije twee jaar en vooruitblikten naar een meer inclusieve toekomst.

Succes, ondanks de gewijzigde plannen

 We hadden gepland om elkaar te ontmoeten in het Vlaams Parlement én online. Door corona kon het enkel online. Een uitdaging die we met succes aangingen: het eerste NOOZO-Forum was een volledig digitaal én inclusief gebeuren. Ruim 90 deelnemers, waaronder heel wat parlementsleden,  beleidsmedewerkers en ervaringsdeskundigen gingen met elkaar in gesprek. En die dialoog werd erg gesmaakt, zo blijkt uit de vele reacties van de deelnemers.

 Feilloze organisatie, maar vooral een hoop sterke mensen gezien die op meewerken aan een meer inclusieve samenleving.  Jullie brengen mensen en organisaties samen.  Doe zo verder (Luc Perdieus, Hart voor Handicap)

Proficiat met de organisatie en bedankt voor de verrijkende namiddag. Ik kijk er naar uit om verder constructief met jullie in overleg te gaan. Fijn weekend! (Lieselotte Thys - Kabinet Somers)

Voor mij was het een boeiende en leerrijke namiddag dankjewel een voorbeeld voor veel mensen met een beperking maar ook zonder (Jochen-  Brake Out Konekt)

Het was boeiend, en goed dat we onze mening mochten delen. Niet evident in alle situaties om dit te kunnen doen, maar hier kon het en werden we gehoord! Hopelijk kunnen we zo het beleid op een positieve manier beïnvloeden! En zorgen dat mensen met een beperking en hun netwerk ook meer gehoord worden!!! (Marleen Maris - Ouders voor Inclusie)

Dankjulliewel voor zeer leerrijke en zinvolle namiddag!  Zeer puike organisatie!  Ik kijk uit naar een verdere samenwerking en wisselwerking.  Veel succes en prettig weekend. tot later! (Vera Jans – Vlaams Parlementslid CD&V)

Mooi initiatief ! Knappe organisatie en hopelijk komt er nog eens een vervolg van zulke namiddagen. (Tine van der Vloet – Vlaams Parlementslid N-VA) 

Wil ook jij een inclusieve online dialoog mogelijk maken? 

Bekijk dan hoe je met onze tips je aanpak inclusiever kan maken.

Inclusief betekent dat je alert bent voor de beperking ervaren als ze online werken. En dat je de oplossingen integreert in je aanpak. 

1.Maak gebruik van tolken en ondertitelaars

Mensen die doof of slechthorend zijn,  kunnen actief participeren wanneer er wordt getolkt in de Vlaamse Gebaren Taal. Ook ondertiteling kan helpen om het online gesprek te volgen.

2. Beperk het gebruik van de chat

Mensen die blind of slechtziend zijn maken vaak gebruik van voorlees software. Voor hen is het belangrijk dat enkel de boodschappen die rechtstreeks met het gesprek te maken hebben, voorgelezen worden. Voorlees software pikt ook de berichten in de chat op. En omdat deelnemers daar vaak ook praktische vragen in stellen, kan dat enorm storend werken. Wil je een inclusieve meeting, zet dan de chat uit of gebruik hem selectief en kondig dat ook aan in het begin van je event. 

3. Stuur vooraf basisinformatie mee

Van de drie adviezen die op tafel lagen, maakten we vooraf mooi en eenvoudig vormgegeven adviesfiches die we meestuurden bij de bevestigingsmail. Ook op de website van NOOZO vonden geïnteresseerden achtergrondinformatie. Zo konden de deelnemers zich voorbereiden en creëerden we een gedeelde kennisbasis.  

4. Bereid ook de dialoog zelf op een inclusieve manier voor

Niet Over Ons Zonder Ons’ geldt uiteraard niet enkel voor het event zelf. Echt inclusief ben je maar als je gedurende het hele traject,  van voorbereiding tot afronding, participatief aanpakt met de betrokkenen. We startten de uitwerking van het NOOZO-forum met enkele aanloopsessies waarin ervaringsdeskundigen het opzet en de inhoud van het forum mee bepaalden en doorspraken. Enkele van hen namen tijdens het forum de rol van themabegeleiders op: ze leidden een thema in en ondersteunden de groepsgesprekken inhoudelijk, in duo met een gespreksbegeleider van Levuur. Zo verzamelden we verbeterpunten en oplossingen rond drie thema’s: een toegankele VRT, impact van Covid-19 op mensen met een handicap en basisbereikbaarheid.

5. Frame het opzet juist en expliciteer vooraf en bij de start van het event je verwachtingen

We zijn het gewoon met elkaar in discussie te gaan, maar dat is niet hetzelfde als in dialoog gaan. Elkaar kritisch bevragen en elkaars bezorgdheden en behoeften samen verkennen is iets anders dan elkaar met de vinger wijzen. Dat we vooraf deze bekommernis zowel hoorden bij de beleidsmakers als bij de ervaringsdeskundigen, geeft aan dat echte dialoog geen evidentie is. Dat die inspanningen vraagt van elkeen om eerst te begrijpen en dan begrepen te worden. Dit geslaagde NOOZO-forum toont aan dat echte dialoog is wat we nodig hebben om vooruit te raken.

 Smaakt dit naar meer? 

 Ben je benieuwd naar hoe Levuur en NOOZO het participatieve proces opgebouwd hebben? Mail dan naar Hade@levuur.be en we lichten onze aanpak toe in een kort gesprek.

 Meer informatie over de thema’s waarover we in gesprek gingen tijdens het NOOZO-forum (VRT, Covid-19 en basisbereikbaarheid) vind je op https://noozo.be/forum/. Ook de filmpjes vertoont tijdens dit event kan je hier terugvinden.


4 corona-lessen uit 'Het palliatief debat' die ook jou kunnen helpen

De coronacrisis hakte er ook  bij velen hard in, ook bij ons, en zeker voor het Het palliatief  debat, een zeer groot traject dat Levuur uitvoert voor Kom op tegen Kanker, samen met haar partners van De Betrokken Partij.  In dit traject hadden we tientallen live bijeenkomsten op de planning staan die door de lockdown niet meer konden plaatsvinden. 

Alle inspanningen van de voorbije weken om deze bijeenkomsten voor te bereiden leken verloren.
Ons dilemma: ons neerleggen bij de situatie en het project met enkele maanden uitstellen. Of doorzetten en alternatieve, online wegen verkennen. 
We kozen voor het laatste.

Ook in tijden van een lockdown blijven we innoveren en voor democratische continuïteit zorgen. Met reeds ontworpen materiaal, ‘Zoom’ en ‘Bpart Live’ (https://www.treecompany.be/bpart-live/) creëerden we een interactieve en participatieve online aanpak voor groepen van +/- 8 tot 15 personen. Inmiddels vonden er al een 5-tal interactieve gesprekken plaats, met succes. De deelnemers zijn telkens zeer enthousiast.

“Door de gespreksgroep klein te houden kon men in alle rust nadenken en reageren. Ook de interactie in kleine groep om je persoonlijke mening te geven, en ook deze van de andere deelnemers te vernemen, vond ik heel goed. De conclusies waren voor mij toch wel verrassend. Het is duidelijk dat er nog heel wat werk aan de winkel is!" (Lieve, patiënt)

En dat is ook de VRT niet ontgaan. Zij maakten over Het Palliatief Debat een reportage voor het journaal.

Via deze link kan je ook de reportage van het VRT journaal over deze online interactieve gesprekken bekijken.

Het omzetten van offline naar online participatiegesprekken leerden we met vallen en opstaan.
We delen graag onze 4 corona-lessen met jou.

  1. Alles went, zelfs een online gesprek
    Niemand kon eraan ontsnappen. Waar online vergaderen tot 15 maart de uitzondering op de regel was, ging heel de bevolking verplicht aan het Smartschoolen, Zoomen, Teamen, Skypen…. En het effect hiervan sijpelt door in een online participatieve bijeenkomst (want zeg nooit ‘online meeting’ tegen een ‘online participatieve bijeenkomst’). Waar deelnemers begin april nog onwennig achter hun camera zaten en zich een houding zochten, is dit effect midden mei bijna volledig verdwenen. We zijn met z’n allen duidelijk meer ‘into online’.
  2. Werk in kleine groepjes, dat creëert energie
    Met sommige tools, zoals Zoom, kan je met enkele klikken grote groepen eenvoudig in kleinere ‘break-out rooms’ opdelen.  Maak hiervan gebruik.  Met 3 à 4 mensen in een break-out room verandert de virtuele gesprekstafel bijna in een echte tafel, met geanimeerde gesprekken tot gevolg.  Want anders dan in grotere groepen, zijn virtuele gespreksregels bij kleine groepjes niet nodig.
  3. Geef mensen de kans om zich voor te bereiden
    Dialogeren in een online omgeving is een beetje zoals een nieuwe taal leren. Geef deelnemers de kans om zich voor te bereiden. Stuur vooraf een mail met basisinformatie of een korte instructievideo. Vraag deelnemers eventueel om inhoudelijk materiaal door te nemen. Voor Het palliatief debat vroegen we de deelnemers om op de website alvast de vijf verhalen te lezen waaraan we het gesprek ophangen.
  4. Zorg voor een inhoudelijke én technische begeleider
    Net zoals bij live bijeenkomsten moet je als gesprekleider kunnen focussen op wat er inhoudelijk gezegd wordt en hoe de groepsdynamiek zit. Tegelijkertijd ook nog eens de opdeling in kleinere groepjes organiseren, een poll lanceren, de slides bedienen… is onbegonnen werk.  Voor een goed verloop van een online participatieve sessie heb je dus een ‘technisch’ co-begeleider nodig.

We verzamelden nog meer tips voor een goed verloop van online participatieve sessie en schreven ze uit in een klein, mooi vormgegeven mini-gidsje, samen met onze partners van De Betrokken Partij.  Je kan het hier downloaden.


3 simpele manieren om online te brainstormen

Brainstormen, online. Kan dat? Ja, zeker. En het is niet eens zo moeilijk. 

Voor Leuven 2030 ontwikkelde Levuur drie manier om te brainstormen in Google spreadsheets. Maak kennis met ‘braindumpen’, ‘brainwriting’ en ‘love babies’.

Voor je aan de slag gaat

Leg het doel van de brainstorm vast: welke vraag ligt voor en welk resultaat wil je.  En bepaal welk soort brainstormtechnieken je nodig hebt . Divergerende technieken helpen je om veel ideeën te verzamelen. Met convergerende technieken kan je uit de veelheid van ideeën de favoriete, meeste uitdagende ideeën halen.

 

Braindumpen 

Bereid een spreadsheet voor de ‘braindump’ voor in een werkblad. Noteer bovenaan het werkblad - in cel A1 - de brainstormvraag. Bepaal hoeveel ideeën je wilt ophalen en baken dat aantal cellen in de eerste kolom af door ze te omlijnen (icoontje ‘randen’ in de werkblak bovenaan, rechts van de icoontjes ‘letterkleur’ en ‘opvulkleur’). Tien keer het aantal van je deelnemers is een goede richtlijn.

Laat vervolgens iedereen zijn ideeën neerschrijven in het werkblad, één idee per cel.

Wil je hierna convergeren, noteer dan de namen van de deelnemers bovenaan in de kolommen.  Geef iedere deelnemer recht op een beperkt aantal kruisjes (bv. drie of vijf). Ze kruisen in de kolom met hun naam hun favoriete ideeën aan. Achteraf kan je de ideeën met het meeste stemmen een kleurtje geven.

 

Brainwriting

Brainwriting is een techniek met meer interactie tussen de deelnemers waardoor je sneller tot gekkere, uitdagende ideeën komt. 

Maak een nieuw tabblad aan, zet je brainstormvraag in cel A1 en teken je kader uit. Kies hoeveel rondes de deelnemers zullen doorwerken op elkaars idee. Geef vervolgens elke deelnemer een tabblad door dit tabblad te dupliceren en geef het de naam van de deelnemer.

Werk via Zoom en verdeel je deelnemers in duo’s of trio’s. Zet de groepjes in break-outrooms. Laat hen onderling een doorschuifvolgorde afspreken. Het is de bedoeling dat elke deelnemer begint met drie ideeën in te vullen op zijn eigen tabblad. Geef hen voor elke ronde 3 minuten, één minuut per idee ongeveer.  Wanneer de ronde om is schuift iedereen door naar het tabblad rechts van hen en proberen ze verder door te werken op de ideeën uit de vorige ronde.

Love babies

Love babies is een laatste techniek om te convergeren. Maak een laatste werkblad aan in de Google spreadsheet. Noteer in de eerste kolom de namen van alle deelnemers onder elkaar. Best alfabetisch op voornaam, dat werkt het handigste. In de tweede kolom schrijf je boven ‘mijn favoriete idee’ en in de derde kolom ‘Waarom dit mijn favoriete idee is’. (Tip: zet in deze kolommen standaard ‘tekstomloop’ aan zodat alle informatie zichtbaar blijft.)

Laat de deelnemers in de cellen naast hun naam hun favoriete idee noteren en waarom dat zo is.

Nog 3 afsluitende tips 

  • Combineer Google spreadsheets met een videoconferencing tool zoals Zoom of Teams, zodat de deelnemers vlot met elkaar kunnen communiceren. 
  • Werk het kader in Google spreadsheet visueel helder uit, zodat je deelnemers meteen hun weg vinden. Het succes van deze online technieken zit hem in de voorbereiding. 
  • Volg zelf mee op de Google spreadsheet, zo kan je snel ingrijpen als het minder goed loopt bij een groepje. 

Online vermoeidheid: 5 oorzaken en 3 interventies om het te vermijden

We horen het vaak en we merken het zelf…. Na een paar uur online vergaderen met Zoom, Skype, MS Teams of Google Hangout voelen we ons vaak erg moe. Hoe komt het toch dat online vergaderen zo vermoeiend kan zijn? En hoe kan je een verschil maken wanneer je een online meeting begeleidt?

Er zijn verschillende mogelijke redenen voor online vermoeidheid, die bij bij jou en de andere deelnemers aan de online meeting op een andere manier kunnen meespelen. We zetten er een paar op een rij:

  1. De eerste reden is dat je je tijdens online meetings makkelijk laat verleiden tot multitasken. Je wil snel nog die mail beantwoorden of door je social media scrollen. Laat dat multitasken nou net heel uitputtend zijn voor je geest. Ook de vele pop-ups over inkomende berichten of server-updates leiden telkens jouw aandacht af. En waarna je weer de draad van het gesprek moet oppikken, kost dat energie.
  2. Online vermoeidheid kan het gevolg zijn van fysieke vermoeidheid. Bij een online meeting moet je relatief stil in het midden van het beeld zitten. Dat spoort niet altijd samen met een ergonomisch correcte houding. Je zit vaak uren naar een scherm te kijken, omdat het je onbeleefd lijkt om niet naar de mensen voor je te kijken. Een slechte verlichting van onze werkruimte maakt het des te vermoeiender.
  3. Een derde reden voor vermoeidheid is er eentje die in real life setting helemaal niet van toepassing is. Je ziet namelijk niet alleen je gesprekspartners, maar ook jezelf de hele tijd in beeld. Dat maakt dat je ook permanent de indrukken verwerkt die je eigen spiegelbeeld oproept. Dat kunnen bepaalde gedachten zijn, maar ook kleine acties om je beeld van jezelf bij te stellen. Je bent dus minder onbevangen jezelf en dat vraagt energie.
  4. Maar ook je beeld en de signalen die je van de ander ontvangt, zijn niet hetzelfde in een online context. Bij een life ontmoeting zie en hoor je je gesprekspartners volledig in 3D. Dat maakt dat je alle non-verbale communicatie kunt oppikken (zoals bijvoorbeeld nerveuze vingers op een tafelblad). Bovendien is niemand ‘gemuted’ en horen we mensen zuchten of inademen om een zin te beginnen. Dat ontbreekt allemaal in een online setting en dat is onbewust frustrerend. Om toch wat ‘grip’ te krijgen op de situatie, werkt je geest heel hard om dat onvolledige beeld te vervolledigen.
  5. Tot slot voegen we er hier nog eentje toe die aansluit bij de vorige reden, maar toch ook van een andere aard is. Zeker als je mensen niet goed kent, bestaat het risico dat je hen via het scherm minder gemakkelijk als ‘complete mens’ kunt zien, minder als integer en emotioneel wezen. Minder als deel van een gezamenlijke werkelijkheid. En dus verbind je je misschien ook minder met hen. En daar krijg je dus ook minder energie van terug.

Hoe kan jij omgaan met die online vermoeidheid wanneer je een online meeting begeleidt? Als procesbegeleiders die gepokt en gemazeld zijn in facilitatie, geven we graag tips om deelnemers tijdens een online samenkomst zo betrokken mogelijk te houden, hen energie te laten krijgen om samen aan de slag te gaan en open een eerlijke gesprekken te voeren. Waar kun je rekening mee houden?

  1. Allereerst: actiever communiceren. Omdat je in een online context minder goed kan ‘lezen’ hoe het met mensen gaat, moet je er echt naar vragen. Als anderen jouw subtiele signalen niet oppikken, zal je dus zelf ook explicieter moeten zijn over wat je nodig hebt. Vasthouden aan een korte check-in en check-out om te polsen hoe iedereen zich bij de start en aan het einde van de samenkomst voelt, is geen overbodige luxe. Daarnaast is het aan te raden om tussentijds op een snelle manier feedback en meningen te verzamelen van je deelnemers met een poll of stemming. Zolang je maar de vinger aan de pols houdt van wat er leeft.
  2. Probeer om ook online op een interactieve manier samen te werken. Wissel plenaire momenten af met gesprekken in break-out rooms. In kleinere groepen krijg je meer interactie en kan de energie vrijer stromen. Werk ook visueler. Brainstormborden, moodboards en andere visuals trekken onze aandacht op een andere manier. Daardoor kun je de focus van deelnemers verplaatsen van hun eigen beeld en dat van anderen, naar de inhoud. Visueel werken kan je zowel analoog (met pen en papier onder je camera) als digitaal (met bvb. een tekenprogramma op je pc).
  3. Tot slot een eenvoudige, maar vaak vergeten optie bij online werken: beweging. Je kan natuurlijk op tijd en stond een pauze inlassen om een tas koffie te halen, maar er is meer. Je kan mensen vragen om even recht te staan, om iets te halen, om gebaren te maken bij een stemming of om iets aan te geven. Maar ook virtueel kan je zorgen voor beweging door te zorgen voor afwisseling in het beeld. Bijvoorbeeld door van scherm te wisselen bij het presenteren, door in break-out rooms mensen in een andere samenstelling samen te zetten, door de facilitatie af te wisselen…. En vergeet niet om achteraf zelf ook wat te bewegen😊

Online vergaderen kan vermoeiend zijn. Om focus en betrokkenheid van deelnemers te stimuleren, zijn een ander soort facilitatie en interventies nodig dan in een real-life vergadering. Het vraagt niet alleen een nog meer gedetailleerde planning, maar zeker ook de nodige dosis creativiteit.

Wil je graag van gedachten wisselen over de aanpak van je meeting of je meeting laten faciliteren? Neem dan contact op met een van onze procesbegeleiders. We helpen je graag verder. Succes!