Hertekenen van het stakeholder management

Toerisme Vlaanderen wil samen met de toeristische actoren het toerisme in en naar Vlaanderen-Brussel op een duurzame manier ontwikkelen tot een economische groeimotor. Op die manier willen we meer rendement, tewerkstelling en welzijn realiseren.”

De wereld van het toerisme is dynamisch en complex. Er zijn heel veel actoren – zowel private, semipublieke als publieke – met zeer diverse en soms tegengestelde rollen en taken. Bovendien zijn toeristische activiteiten erg verweven met andere maatschappelijke activiteiten.
Om in zijn opdracht te slagen, is het voor Toerisme Vlaanderen belangrijk om goede relaties te hebben met alle relevante partners. Maar in 2012 begon de samenwerking met een geprefereerde partnergroep mank te lopen. Het bracht Toerisme Vlaanderen ertoe om in het najaar van 2013 haar stakeholder management te herzien, samen met Levuur.

Na een proces van 15 maanden (2015-2016) mocht het resultaat er zijn. Toerisme Vlaanderen beschikte in 2016 over:

  • een nieuw stakeholder management;
  • een aangepaste bedrijfscultuur;
  • aangepaste waarden;nieuwe samenwerkingen.

“Bert bezit de gave om via kleine maar duidelijk gerichte vragen collega’s inzicht te brengen in de samenwerkingsvraagstukken waarmee ze worstelen.”

Raf De Bruyn, hoofdadviseur van de CEO

De vragen aan Levuur


De relaties met onze partners verlopen niet altijd even goed meer. We willen ons stakeholder management daarom graag herzien.

Kunnen jullie ons doorheen dit proces begeleiden?

MEER INFO
Raf De Bruyn
Hoofdadviseur van de CEO
0478 – 33 46 44
raf.debruyn@toerismevlaanderen.be
www.toerismevlaanderen.be

8 succesfactoren waar een intelligente organisatie van bij de start op inzet

1. Maak een nieuwe visie concreet via principes


Vertrek vanuit een gedeelde visie en vat deze samen in concrete, hanteerbare principes.

2. Alle hens aan denk om deze nieuwe principes toe te passen zodat de bedrijfscultuur verandert


Zet breed in om de principes op de werkvloer effectief toe te passen. Door concrete coaching en just in time ondersteuning dringt de visie ook echt door in de vezels en dus de cultuur van de organisatie.

3. Vergeet je interne stakeholders niet


Stakeholders vind je ook in je eigen organisatie. Diensten of teams die niet betrokken zijn maar er wel belang bij hebben, betrek je ook, net zoals dat met externe stakeholders gebeurt.

4. Less is more, ook op vlak van overleg


Kies een lichte projectstructuur. Ga niet voor ellenlage vergaderingen in werkgroepen of stuurgroepen maar kies voor korte, krachtige overlegmomenten.

Hoe is het traject concreet verlopen?

Fase 1 – Nieuwe visie voor stakeholder management


Het projectplan omvatte als eerste stap het formuleren van een nieuwe visie voor het stakeholder management van de organisatie. We stelden een visievormingsdag op voor alle leidinggevenden. Het eindresultaat waren 5 principes die als basis dienen voor het stakeholder management:

  1. Toerisme Vlaanderen is een speler binnen het dynamische toerismeveld.
  2. We vertrekken vanuit onze eigen belangen en opdracht en gaan op zoek naar partners om deze te realiseren.
  3. Iedere medewerker van Toerisme Vlaanderen is gericht op kwaliteitsvolle relaties.
  4. Wij zijn transparant in onze communicatie en betrekken stakeholders van bij het begin van ieder traject.
  5. We gaan voor een resultaat waarbij dingen in de praktijk in beweging worden gezet.

Het eerste principe is erg belangrijk, het zorgde voor de grote doorbraak tijdens de visiedag. Toerisme Vlaanderen achtte zich tot dan toe verantwoordelijk voor het hele toeristische speelveld – een overtuiging die in de weg stond om een krachtige samenwerking aan te gaan met de andere spelers in het veld -, maar is eigenlijk 1 van de vele spelers in het veld. Door een speler, of beter nog topspeler te zijn, is het agentschap veel vrijer om in relatie te treden met de stakeholders waarmee ze het best haar opdracht waarmaakt. Het werkt bevrijdend en geeft meer zuurstof aan relaties met stakeholders die in het verleden niet of onvoldoende in evenwicht waren.

Fase 2 – Intern doorvoeren van het nieuwe stakeholder management


Aanpassen van de interne organisatiecultuur (1 nieuwe functie, 1 nieuw team en werken aan competenties en randvoorwaarden).

Bij het uittekenen van het nieuwe stakeholder management werd snel duidelijk dat het ontwikkelen en onderhouden van goede externe relaties start met een aangepaste interne organisatiecultuur.
We zetten daarom een hele cyclus van leer – en co-creatiesessies op om per dienst de principes te vertalen naar de praktijk. Omdat herhaling en het actief toepassen van de principes werkt, werd besloten om in iedere dienst een nieuwe rol te installeren, die van relatiecoach.

Een relatiecoach is een collega (geen diensthoofd) die opgeleid wordt en ondersteund wordt via intervisiesessies en micro-coachingsessies door Levuur om collega’s on the job bij te staan bij hun concrete vragen rond samenwerken met stakeholders. Een relatiecoach brengt de 5 principes dus in de praktijk.

Daarnaast wordt er ook een Relation Office in het leven geroepen. Dit team is gericht op het bestendigen van Toerisme Vlaanderen als netwerkorganisatie waarin duurzame interne en externe relaties cruciaal zijn.

We werkten ook aan de specifieke noden van het personeel op vlak van competenties (coaching, opleiding (op maat)) en randvoorwaarden (werkwijze van projecten, manier van overleggen binnen het team, nood informatie …).

Fase 3 - Intern doorvoeren van het nieuwe stakeholder management: aanpassen van de waarden


De nieuwe waarden zijn:

  • Sterke partner
  • Openheid
  • Betrokken
  • Durf

Fase 4 - Ruimte voor nieuwe samenwerkingen


Veel samenwerkingen met partners waren geïnstitutionaliseerd in overlegfora. We hielden alle overlegorganen tegen het licht. De overlegorganen die niet meer werkten of die niet meer in de strategie pasten, werden stopgezet. Daarnaast ontstaan er nu nieuwe vormen van samenwerken, in functie van het doel en de stakeholders, en zolang ze nuttig en nodig zijn. Een voorbeeld hiervan is de keuze om met een lerend netwerk rond cruciale thema’s te werken.

Hoe laat je verschillende partijen (overheid, bedrijven en ondernemers, kennisinstellingen, investeerders…) concreet samenwerken aan innovaties in de toeristische sector? Hoe help je hen hierin de eerste stappen zetten?

Samen met Toerisme Vlaanderen ontwierp en begeleidde Levuur op 12/11/11 een bruisende dag waar heel veel innovatiesporen samenkwamen, elkaar inspireerden en bevruchtten. De deelnemers stapten op een wervelende carroussel van workshops, toekomstverkenningen, brainstorms, infosessies en lezingen… Vanuit dit kruispunt vertrokken weer nieuwe sporen. Deze dynamiek loopt verder tot vandaag. Zo begeleidde Levuur in oktober 2013 de Staten Generaal om de sector verder in beweging te houden.