DOPPA (Dienst ondersteuningsplan provincie Antwerpen) klopte 10 maanden geleden bij Levuur aan voor organisatiebegeleiding. Door onduidelijke rollen, mandaten en beslissingsprocessen liep de werking stroef. In sommige teams en tussen teams leefde een gevoel van wantrouwen. Tijd voor een andere organisatie-aanpak, vond DOPPA.

Onder begeleiding van Levuur ging de organisatie experimenteren met nieuwe manieren van samenwerken, gebaseerd op de fluïde organisatiemodellen, sociocratie en teal. Iedereen werd erbij betrokken, van procesbegeleider tot coördinator, van administratief medewerker tot bestuurslid. Want als je natuurlijk met een (levend) systeem wil werken, moet het hele systeem mee op de kar springen.

Vanuit het principe: “Als je van A naar B wil, start dan met B te doen”, zette Levuur met DOPPA de gewenste organisatiestructuur op de rails. We startten cirkels op, duidden rollen en bijhorende verantwoordelijkheden aan, voerden een nieuw proces van (zelf)ontwikkelingsgesprekken binnen de teams in en organiseerden het beslissingsproces op een nieuwe manier.

Aan vertrouwen en veiligheid werken leidinggevenden en medewerkers van DOPPA via onder meer verbindende communicatie. Vertrouwen krijg je immers niet zomaar en ook niet ineens. Ook bij DOPPA merken ze dat vertrouwen opbouwen een proces van lange adem is. Een proces waarin je merkt dat je teamlid of coördinator het toch wél goed bedoelt, waarin leidinggevenden en medewerkers zeggen wat hen bezighoudt, wat hun bekommernissen of twijfels zijn, waarin mensen beloftes nakomen, verantwoordelijkheid opnemen en zelfleiderschap tonen. Een proces ook met waardering voor elke kleine stap die in de goede richting gezet wordt.

Het experiment is nog gaande, en (gelukkig) lopen er soms nog dingen fout. Maar toch is voor DOPPA het experiment al geslaagd. Ze merken binnen de organisatie moed, goesting en verantwoordelijkheid om zelf dingen aan te pakken en te leren van fouten, in plaats van naar de verantwoordelijken te kijken om ‘het probleem op te lossen’. Van een top-down evaluatie, of van een P(L)OP dat in de schuif belandt, is geen sprake meer. In de plaats kwam een feedbackproces in groep, gericht op ontwikkeling van de medewerker, gevuld met constructieve boodschappen en uitdagingen. Het team creëert nu zelf de tweemaandelijkse strategiedag, ipv dat dit een organisatie en agenda was die top down werd aangepakt.

Marijke De Maeyer, coördinator van DOPPA, complimenteerde ons met onze aanpak: “We waren een dienst met een platte structuur, waar er wel heel hiërarchisch werd gekeken. We wilden naar een nieuwe organisatiestructuur waarbij iedereen binnen de dienst betrokken werd. Hoe het proces zou verlopen had Levuur niet op vooraf vastgelegd. Dat tekenden ze uit met een kernteam en de totale groep. (…)Wat opvallend is, is dat de facilitators van Levuur de overlegmomenten goed gestructureerd aanpakken, in die zin dat ze samen met ons de doelen voor dat overleg bepalen én erover waken dat deze aan bod komen en acties worden geformuleerd. Er wordt veel bevraagd, geluisterd en teruggegeven. Tijdens werkgroepen en andere vergaderingen overleggen en beslissen we volgens de nieuwe methodiek. Door iedereen in de organisatie mee te nemen in het proces, zijn leidinggevenden en medewerkers enthousiast en betrokken. Ze ervaren zelf het verschil in werken en de evolutie die we op een korte termijn doormaakten. Wat ik geleerd heb: denk niet eerst altijd iets tot in detail uit, maar doe, kom in actie. Als het goed genoeg voor nu is en veilig genoeg om te proberen, co-creëer dan. Dat Levuur ons ondersteunt terwijl we experimenteren, geeft een veilig gevoel.
Via dit proces is er zeer veel energie gekomen in onze organisatie. Er is heel wat beweging, er is meer betrokkenheid, medewerkers nemen zelf verantwoordelijkheid op en nemen initiatieven. We zijn een dynamische dienst geworden waarbij men nu met meer goesting komt werken en zich gewaardeerd voelt. Merci hiervoor. Ik ben blij verantwoordelijke te zijn binnen zulke dienst. Een welgemeende pluim voor jullie!”

Heb je vragen over deze case of wil je dat Levuur ook in jouw organisatie of met jouw team aan de slag gaat?

Contacteer dan Greet Indesteege (greet@levuur.be) of Wiske Verhaest (wiske@levuur.be). Zij en ook enkele andere Levuur-collega’s zijn zeer bedreven in processen met teams en organisaties. Hun begeleiding kan zeer breed gaan: van groepsdynamische processen, over coaching, naar nieuwe organisatiemodellen.