Doorvoeren van een grondige organisatievernieuwing

Epos vzw is een samenwerkingsverband tussen het Beleidsdomein Onderwijs en Vorming van de Vlaamse Overheid, VDAB en Syntra Vlaanderen. Het is ontstaan uit een fusie van verschillende vzw’s die actief waren rond internationalisering en mobiliteit in onderwijs en vorming. Het samenbrengen en integreren, gebeurde echter zonder veel visie en strategie.

In 2014 zat de organisatie hierdoor helemaal vast en was de sfeer onder de medewerkers beneden alle peil. Dit begon effect te hebben op de begunstigden van Epos, de actoren uit het brede Vlaamse onderwijs- en opleidingsveld die een beroep doen op Epos voor ondersteuning bij hun internationaliseringsprogramma’s. Het was tijd om actie te ondernemen.

Er werd een nieuwe directeur aangeworven. Deze sprak de ambitie uit om tegen eind 2015 een grondige organisatievernieuwing door te voeren, gebaseerd op een nieuwe missie en strategie en met een intense betrokkenheid van zowel interne stakeholders (Raad van Bestuur en medewerkers) als externe stakeholders (actoren in het brede Vlaamse onderwijs- en opleidingsveld). Epos deed een beroep op Levuur om dit intense en grondige proces te begeleiden.

“Op het moment dat je beseft dat je op heel veel vlakken binnen en buiten de organisatie uitdagingen hebt, is Levuur een kritische vriend om elke uitdaging scherp te formuleren, de juiste methodiek aan te reiken en het hele proces in een logisch geheel te plaatsen”

Pieter Tratsaert,

De vragen aan Levuur


We willen een grondige organisatievernieuwing doorvoeren, gebaseerd op een nieuwe missie en strategie en met een intense betrokkenheid van zowel interne als externe stakeholders.

Kunnen jullie ons doorheen dit proces begeleiden?

MEER INFO
Jill Peiffer
Directeur
0470 22 27 97
jill.peiffer@epos-vlaanderen.be
www.epos-vlaanderen.be

Welke resultaten behaalden we?

Na het anderhalf jaar durende proces (oktober 2014-maart 2016) mocht het resultaat er zijn. Epos beschikte in maart 2016 over:

  • een nieuwe missie en strategie;
  • een nieuw organisatiemodel;
  • een nieuwe huisstijl en een nieuwe website, zie www.epos-vlaanderen.be;
  • een actief, weliswaar licht afgeslankt team. Er waren geen gedwongen ontslagen, er waren wel een aantal detacheringen en tijdelijke contracten die niet werden verlengd en 1 persoon nam ontslag. Hoewel het vertrouwen en de motivatie van de medewerkers slechts stap voor stap herstelde in de loop van 2015, bleef nagenoeg het hele team doorheen het zeer intense veranderingsproces op post;
  • een veel sterkere stakeholderbetrokkenheid.

Succesfactoren

1. Aan een structurele verandering van een organisatie begin je niet onbesuisd. Leg eerst je oor te luisteren.


De allereerste stap bestond uit het voeren van diepgaande gesprekken met iedere partij van de Raad van Bestuur van Epos (Departement Onderwijs en Vorming, VDAB en Syntra) en met Erasmus+ bij de Europese Commissie (Directorate General for Education and Culture). Erasmus+ is het grootste programma dat Epos beheert, het omvat ruim 80% van de middelen.

2. Een veranderingstraject is maar succesvol als er een draagvlak voor is.


Via deze gesprekken wilden we de visie kennen van de leden van de Raad van Bestuur op de crisis bij Epos en zicht krijgen op hun bereidheid om door een grondig veranderingstraject te gaan. Uit de gesprekken bleek dat de crisis als zeer ernstig werd omschreven en bleek de bereidheid om een zeer grondig proces te doorlopen.

Hoe pak je zoiets aan?

Fase 1 – Luisteren naar en draagvlak creëren bij alle gelederen van de organisatie


Individuele gesprekken met alle medewerkers om zicht te krijgen op ieders positie, gevoel, motivatie …

Fase 2 – Naar een nieuwe missie en strategie


1. Managementseminarie met de Raad van Bestuur met als doel het creëren van de nieuwe missie en strategie.

2. Twee workshops met de medewerkers om de nieuwe missie en strategie voor te stellen, het draagvlak hiervoor af te tasten en hen voor te bereiden op een groot stakeholderforum met de begunstigden van Epos.

3. Een stakeholderforum met zo’n 130 actoren uit het brede Vlaamse onderwijs- en opleidingsveld voor verdere uitwerking en validatie van de nieuwe missie en strategie van Epos.

4. Concretisering en operationalisering van de afgeklopte missie en strategie met de medewerkers van Epos tijdens twee teamdagen.

Fase 3 – Intern doorvoeren van de nieuwe missie en nieuwe strategie: naar een nieuw organisatiemodel


1. Opmaak van een nieuw organisatiemodel in samenwerking met het management van EPOS en het Agentschap Overheidspersoneel van de Vlaamse overheid. Dit organisatiemodel stapt af van een klassiek, hiërarchisch getrapt organigram maar gaat uit van verschillende teams die op een horizontale manier met elkaar samenwerken. Het geheel wordt aangestuurd vanuit een cockpit met alle teamverantwoordelijken.

2. Opmaak van een personeelsbehoeftenplan en begeleiding bij de allocatie van de medewerkers in de nieuwe structuur.

3. Intensieve en aparte teamdagen met de nieuw samengestelde teams binnen het nieuwe organisatiemodel om vorm te geven aan hun interne organisatie en actieplannen.

Fase 4 – Extern kenbaar maken van de nieuwe missie en nieuwe strategie: naar een nieuwe huisstijl en nieuwe website, en naar een verdere intense betrokkenheid van de stakeholders.


1. Input geven bij de vormgeving van de nieuwe huisstijl.

2. Een afsluitend, groots opgezet stakeholderforum ‘Grensverleggers’ om het nieuwe Epos interactief voor te stellen aan het brede Vlaamse onderwijsveld. Hier namen meer dan 200 personen aan deel.